Success
verhalen
Industry: IT-infrastructuur, telecom & beveiligingssystemen
“We hebben de informatiegaten vóór de interventie, de communicatie tijdens het werk en het handmatige werk achteraf verwijderd.”
Operations Team, Telbizus
Presentatie
Telbizus, ook bekend als Telephone Business Systems, is gespecialiseerd in technologische infrastructuur en bijhorende diensten. Het bedrijf installeert en onderhoudt professionele telefoniesystemen, netwerken, gestructureerde bekabeling, audio- en video-oplossingen en beveiligingssystemen.
De activiteiten omvatten de volledige levenscyclus van deze systemen, van installatie en configuratie tot onderhoud, herstellingen, upgrades en continue ondersteuning. Projecten omvatten vaak meerdere locaties, verschillende types apparatuur en zowel geplande als dringende interventies.
Om klanten in verschillende regio’s te ondersteunen werkt Telbizus met zowel interne technici als onderaannemers. Dit vereist een sterke operationele structuur en volledige zichtbaarheid over elke interventie.
Operationele realiteit
Met de groei van de field service activiteiten werd de coördinatie steeds moeilijker.
Voor Wello:
- Technici moesten regelmatig managers bellen voor locatie- of equipmentinformatie
- Belangrijke informatie was verspreid over e-mails, telefoongesprekken en externe bestanden
- Onderaannemers hadden extra coördinatie nodig vóór interventies
- Managers hadden beperkte zichtbaarheid op de kwaliteit van uitvoering
- Facturatie vereiste manuele opvolging na afronding van werkorders
- Plattegronden, equipmentlocaties en toegangsdetails waren niet altijd onmiddellijk beschikbaar op locatie
De operaties bleven functioneren, maar te veel tijd ging verloren aan het zoeken naar informatie in plaats van aan het uitvoeren van werk.
Waarom Wello
Telbizus koos Wello Solutions om field execution te centraliseren en rechtstreeks te koppelen aan Odoo. Doel was een verbonden workflow creëren waarin technici, managers en finance met dezelfde operationele data werken.
Wello moest:
Afhankelijkheid van telefoongesprekken en manuele coördinatie verminderen
Technici volledig informeren vóór aankomst op locatie
Interne teams en onderaannemers binnen dezelfde workflow beheren
Field execution verbinden met ERP- en facturatieprocessen
Meer operationele controle bieden zonder extra complexiteit
Hoe Wello wordt gebruikt in de operatie
Met Wello beheert Telbizus field operations, workforce management, kwaliteitscontrole en ERP-synchronisatie binnen één omgeving.
Verbonden workflow tussen Odoo en Wello
Klantgegevens, producten, prijzen en gerelateerde informatie worden in quasi realtime van Odoo naar Wello gesynchroniseerd. Zodra een sales order bevestigd is, wordt in Wello een gestructureerde werkorder aangemaakt met alle nodige operationele context.
Site-informatie beschikbaar vóór aankomst
Elke werkorder bevat gedetailleerde site-informatie zoals plattegronden via URL, toegangsfoto’s en exacte equipmentlocaties. Technici weten vooraf waar racks, panelen of systemen zich bevinden.
Beheer van interne teams en onderaannemers
Interne technici ontvangen geplande werkorders via het dispatchbord. Onderaannemers ontvangen volledige werkorders zodat ze zelfstandig kunnen werken zonder extra communicatie.
Mobiele uitvoering op locatie
Technici registreren factureerbare uren, gebruikte onderdelen, notities en interventiedetails rechtstreeks in de mobiele app. Alle informatie wordt onmiddellijk gekoppeld aan de werkorder.
Visuele kwaliteitscontrole
Voor, tijdens en na elke interventie worden foto’s toegevoegd. Managers controleren de kwaliteit op afstand via de werkorderdocumentatie zonder technici te contacteren.
Automatische facturatieworkflow
Na afronding van de werkorder genereert Wello automatisch de facturatiegegevens en stuurt alle relevante informatie terug naar Odoo, inclusief factureerbare uren en gebruikte onderdelen. Finance kan onmiddellijk factureren zonder manuele invoer.
Impact
Met Wello heeft Telbizus zijn field service operaties sterk geoptimaliseerd.
- Technici arriveren op locatie met volledige operationele context
- Managers hoeven technici niet langer te bellen voor updates of verduidelijkingen
- Onderaannemers voeren interventies zelfstandig uit met minimale coördinatie
- Facturatie gebeurt onmiddellijk na afronding van het werk
- De administratieve last tussen uitvoering en facturatie is sterk verminderd
- Kwaliteitscontrole gebeurt op afstand via gestructureerde fotodocumentatie
Informatie die vroeger verspreid zat over telefoons, e-mails en bestanden is nu gecentraliseerd binnen één operationele workflow.
Belangrijkste punten
Minder communicatie-overhead
Technici en managers werken vanuit dezelfde operationele informatie.
Volledige site-context
Plattegronden, equipmentlocaties en toegangsdetails vooraf beschikbaar.
Hybride workforce management
Interne teams en onderaannemers werken binnen dezelfde workflow.
Verbonden ERP-proces
Wello en Odoo blijven volledig gesynchroniseerd.
Snellere uitvoering
Minder coördinatie, meer focus op uitvoering.
