Integratie met Exact Online
Een van de essentiële stappen voor Romass was het integreren van hun ERP-systeem Exact Online met de field services van Wello Solutions. Belangrijke informatie zoals klantgegevens, contactpersonen, onderdelen en prijzen worden beheerd in Exact, terwijl de werkorders, planning en uitvoering van field services plaatsvinden in Wello Solutions’ platform. Door beide systemen te verbinden met behulp van de native Wello Solutions connector, kon het hele proces binnen twee minuten worden voltooid. Vanaf het moment van de eerste werkorder tot de uiteindelijke facturatie verloopt de integratie vlekkeloos en geheel geautomatiseerd.
“Dit heeft ons aanzienlijk werk bespaard en stelt ons in staat om onze klanten een betere en meer transparante service te bieden,” aldus Maikel. De technici van Romass registreren nu alle informatie met de Wello Solutions field service applicatie. Zodra de klant de service op de tablet van de technicus heeft bevestigd, worden de gegevens direct naar Exact verzonden, gereed voor facturatie. “Het resultaat is tevredenheid bij alle betrokkenen en aanzienlijke tijdsbesparingen,” voegt Brouwer toe.
Mis je een reserveonderdeel? Geen probleem!
Soms komen technici tijdens hun werk tot de ontdekking dat een installatie of reparatie niet kan worden voltooid zonder extra onderdelen die ze niet bij zich hebben. Voorheen bracht het oplossen van deze situatie een administratieve rompslomp met zich mee, waarbij telefoongesprekken, e-mails en veel papierwerk tussen de technicus, de klant en het kantoorpersoneel nodig waren, waarna uiteindelijk contact werd opgenomen met de leverancier.
Onnodige vertragingen, foutieve bestellingen en het vergeten van belangrijke details bij het factureren waren allemaal onderdeel van dit proces. Maar dat is nu veranderd. Met behulp van de Wello Solutions buitendienst applicatie kunnen technici nu direct bestellingen plaatsen voor benodigde onderdelen in relatie tot hun werkzaamheden en klanten. Alle details worden nauwkeurig verstrekt en zijn direct beschikbaar voor de boekhouding en interne serviceafdelingen.
Communicatie voor meer vertrouwen
“Dankzij Wello Solutions kunnen we bijna in realtime automatisch communiceren met onze klanten. Op basis van specifieke service triggers ontvangen klanten automatische bevestigingsmails van activiteiten, afspraken en goedgekeurde servicerapporten,” legt Brouwer uit. “Hoewel het misschien een klein detail lijkt, draagt dit bij aan het opbouwen van vertrouwen in de klantrelatie.”
Van ingebruikname tot eerste factuur in slechts twee weken
Bij het begin van het gebruik van Wello Solutions heeft Romass zich ingeschreven voor een reeks trainingssessies. Na een eerste sessie waarin het team de applicatie naar de behoeften van Romass configureerde, waren ze klaar om aan de slag te gaan!
“We hebben het onszelf gemakkelijk gemaakt; de applicatie is zeer gebruiksvriendelijk. Maar omdat het voor veel van onze technici een nieuwe manier van werken was, vond ik het belangrijk om in de tweede stap training te geven. Ondertussen werken de technici graag met de app op hun tablet. Dankzij de training en de koppeling met de Wello Solutions helpdesk zijn ze snel vertrouwd geraakt met de applicatie. Alles was binnen twee weken operationeel, inclusief de training. En dat is gewoonweg geweldig voor een applicatie die zo’n grote impact heeft gehad op onze activiteiten.”
