Dimix is al jarenlang een bekende speler als groothandel in de grafische sector, waar het wordt gewaardeerd om zijn totaalaanpak en betrokkenheid bij de uitdagingen van zijn klanten. Het bedrijf levert gespecialiseerde printoplossingen, accessoires en diensten aan diverse bedrijven, variërend van signmakers tot fotolabs en vele anderen.
In de loop der jaren heeft Dimix niet alleen de traditionele printwereld bediend, maar ook industriële klanten aangetrokken die behoefte hebben aan professionele printoplossingen voor grootformaat printen en speciale objecten.
Omstreeks 2015-2016 begon Dimix echter een sterke groei te zien, waarbij een aanzienlijk deel van de omzet afkomstig was van buitendienst activiteiten. CEO en oprichter Lars Vreeke benadrukt het belang van deze servicegerichte benadering: “Een derde van ons bedrijf is gericht op service. Het onderhouden van de apparatuur van onze klanten is cruciaal voor ons bedrijf, en dit is waar we aanzienlijk zijn gegroeid.”
Met de toenemende focus op buitendienst activiteiten waren er enkele gebieden waarop Dimix wilde verbeteren. De eerste stap was het digitaliseren van hun werkprocessen en afscheid nemen van papieren documentatie. Daarnaast was er behoefte aan nauwkeuriger planning en onderhoud, evenals integratie met hun bestaande ERP-systeem Exact Online.
In een baanbrekende stap heeft Dimix hun werkorderbeheer volledig gedigitaliseerd, van een eenvoudige Excel-planning naar een geautomatiseerd planbord. Technici kregen toegang tot gedetailleerde informatie over elk apparaat via de Field Service app van Wello Solutions, wat resulteerde in verbeterde servicekwaliteit en klanttevredenheid.
Het geautomatiseerde planbord maakte niet alleen nauwkeurigere planning mogelijk, maar zorgde er ook voor dat klanten automatisch op de hoogte werden gehouden van de status van hun serviceaanvragen. Dit leidde tot een aanzienlijke afname van het aantal telefoontjes van klanten die informeerden naar de aankomsttijd van technici.
Om de integratie met Exact Online te voltooien, werden klantgegevens, voorraadinformatie en factureerbare gegevens automatisch gesynchroniseerd tussen de systemen, waardoor de administratieve last aanzienlijk werd verminderd.
In de loop der jaren heeft Dimix de samenwerking met Wello Solutions uitgebreid om ook voorraadbeheer en servicetickets te integreren. Dit heeft geleid tot verdere verbeteringen in efficiëntie en klantenservice. Terwijl de markt blijft evolueren en marges onder druk staan, blijft Dimix zich onderscheiden door efficiëntie en service van hoge kwaliteit te bieden. Met de ondersteuning van Wello Solutions blijft Dimix concurrerend en klaar voor toekomstige uitdagingen.
Behoeften
Nu de buitendienst een belangrijk onderdeel van de omzet was geworden, had het team van Dimix een paar verbeterpunten geïdentificeerd. De eerste stap was om af te stappen van papierwerk. Het tweede punt was om nauwkeuriger te plannen en onderhoud uit te voeren, terwijl het derde punt was om te integreren met hun ERP-systeem, Exact Online.
Voordelen
In de eerste en misschien wel meest baanbrekende fase schakelde Dimix over van papier naar volledig digitaal werkorderbeheer, van een Excel planning naar een geautomatiseerd planbord. Deze overgang was binnen enkele weken operationeel en technici zagen geen redenen om terug te moeten naar papierwerk. Dankzij de Field Service app van Wello Solutions hadden technici nu een gedetailleerd overzicht van elk apparaat, inclusief aantekeningen van eerdere werkorders. Door deze aanvullende informatie begonnen technici hun klanten gaandeweg beter van dienst te zijn, waardoor het aantal succesvolle reparaties na het eerste bezoek toenam en de klanttevredenheid steeg.
Dankzij het geautomatiseerde planbord konden planners nauwkeuriger plannen, maar nog belangrijker was dat klanten automatisch en tijdig op de hoogte werden gebracht van de status van hun serviceverzoeken. Dit resulteerde in minder telefoontjes die wilden weten wanneer een monteur het probleem zou verhelpen. Ook moest Dimix worden geïntegreerd met het ERP-systeem Exact Online, een bekend ERP-systeem in de Benelux. Klantgegevens, personeel en onderdelen werden automatisch gesynchroniseerd met de Field Service van Wello Solutions. Zodra een werkorder was voltooid, werden de factureerbare gegevens gesynchroniseerd met Exact Online. Hierdoor viel de administratieve last van het handmatig overtypen van gegevens van papier naar Exact volledig weg, waardoor er tijd vrijkwam voor klantenrelaties en factuurafhandeling in plaats van papierwerk.
