VEKA registraties vereenvoudigen met de VEKA formulieren van Wello Solutions
Het Vlaams Energie- en Klimaatagentschap (VEKA) heeft nieuwe regelgeving ingevoerd die de registratie van inspecties en onderhoud van verwarmingsinstallaties vereist. Om bedrijven zo efficient mogelijk te helpen om aan deze eisen te voldoen, heeft Wello Solutions een geautomatiseerde oplossing ontwikkeld met behulp van onze “VEKA Formulieren”. Deze tool vereenvoudigt het registratieproces en biedt VEKA-conforme formulieren om elke inspectie automatisch in te dienen.
VEKA Native Connector
Onze VEKA Native Connector zorgt ervoor dat dit hele proces wordt geautomatiseerd, van het vastleggen van
gegevens op locatie tot het registreren ervan bij VEKA, waardoor naleving gemakkelijker is dan ooit.
Inzicht in de VEKA rapportageverplichting
Sinds 1 januari 2023 heeft de Vlaamse overheid bepaald dat alle nieuwe installaties en alle inspecties, reparaties of onderhoud van verwarmingssystemen binnen 30 dagen na voltooiing bij VEKA moeten worden geregistreerd.
Het doel is om de energie-efficiëntie te verbeteren en gegevens te consolideren via het digitale gebouwenpas systeem.
Voor servicebedrijven die actief zijn in deze branche kan het overweldigend worden om ervoor te zorgen dat elke inspectie op tijd wordt geregistreerd in de VEKA database.
Dit is waar de VEKA formulieren van Wello Solutions om de hoek komen kijken: het automatiseren van dit proces helpt te zorgen voor tijdige, nauwkeurige registratie en uw team vrij te maken om zich te concentreren op kerntaken.
Hoe werken Wello Solutions' VEKA formulieren
Onze VEKA Formulieren naadloos integreren met de VEKA database en het automatiseren van elke
stap van het registratieproces voor inspecties en certificeringstaken. Dit is hoe het helpt:
01. Geautomatiseerde gegevensoverdracht
Nadat een technieker een inspectie of certificeringstaak heeft voltooid, legt de field service software van Wello Solutions alle relevante details vast. De VEKA Formulieren brengt deze gegevens vervolgens automatisch over naar het VEKA platform, waardoor handmatige invoer niet meer nodig is en de kans op fouten afneemt.
02. Moeiteloze naleving
Met de VEKA Formulieren zorgt het systeem er automatisch voor dat, zodra het btw-nummer is ingevoerd, alle noodzakelijke registratiegegevens binnen de vereiste periode van 30 dagen worden ingediend. Dit garandeert naleving van VEKA's rapportagenormen zonder extra administratief werk.
Bovendien wordt het adres van de locatie gevalideerd aan de hand van de VEKA database. Een nieuw VEKA Validatiemenu onder de sectie “Service” is beschikbaar om de juistheid van adressen te verifiëren. Wanneer u een nieuwe locatie aanmaakt, hebt u ook de optie om het adres direct bij VEKA te controleren om er zeker van te zijn dat het correct is.
Waarom is dit belangrijk?
VEKA gebruikt zijn eigen adresdatabase, die kan verschillen van die in navigatiesystemen. Om met succes een rapport bij VEKA in te dienen, moet elke locatie een geldig VEKA-adres-ID hebben.
03. VEKA-conforme formulieren
Wello Solutions biedt VEKA-conforme formulieren die eenvoudig ingevuld en automatisch ingediend kunnen worden. Door gebruik te maken van de automatisering van onze VEKA-formulieren bespaart u tijd en moeite, zodat uw team zich op belangrijkere taken kan richten.
Waarom VEKA Automatisering belangrijk is
De nieuwe VEKA-regulering is bedoeld om energie-efficiëntie te bevorderen door precieze gegevensverzameling over de prestaties van verwarmingssystemen verplicht te stellen. Vanaf 1 januari 2023 moeten alle werkzaamheden aan verwarmingssystemen binnen 30 dagen na voltooiing worden geregistreerd. De Vlaamse overheid heeft een overgangsperiode aangeboden die loopt tot 1 september 2023, waarna bedrijven die in gebreke blijven administratieve boetes opgelegd zullen krijgen. Voor bedrijven die inspecties en certificeringstaken beheren, kan dit leiden tot aanzienlijke administratieve zorgen, waardoor automatisering van cruciaal belang is.
Wello Solutions biedt een praktische oplossing die het handmatig registreren van elke inspectie overbodig maakt. Door direct verbinding te maken met de systemen van VEKA, registreert onze oplossing automatisch elke voltooide taak, waardoor naleving wordt gewaarborgd en uw administratieve lasten aanzienlijk worden verminderd.
Hoe het online registratieproces werkt
Traditioneel houdt het registratieproces in dat een gecertificeerde technieker inlogt op het VEKA platform en handmatig inspectiegegevens invoert. Hoewel dit misschien te doen is voor een paar inspecties per jaar, wordt het al snel onpraktisch. VEKA begrijpt deze uitdaging en heeft Wello Solutions gevraagd een geautomatiseerde oplossing te ontwikkelen, waardoor bedrijven registraties op grote schaal kunnen afhandelen zonder onnodig gedoe.
Hier volgt een kort overzicht:
- Wie? Gecertificeerde techniekers en installateurs van verwarmingssystemen.
- Wat? Verplichte registratie van alle keuringen en certificeringen van verwarmingssystemen.
- Wanneer? Vanaf 1 januari 2023, met een overgangsperiode tot 1 september 2023, dus als het nog steeds niet gebeurd is, dan is het NU tijd.
- Waar? Online registratie via het VEKA authenticatieplatform.
Optimaliseer uw workflow met Wello Solutions
Wello Solutions is toegewijd aan het helpen van bedrijven bij het stroomlijnen van hun buitendienstactiviteiten. Onze expertise in de field service sector, gecombineerd met geavanceerde automatisering, stelt ons in staat een oplossing te bieden die zelfs de meest complexe service workflows vereenvoudigt. Net zoals we het maken van digitale werkorders en conformiteitsdocumenten hebben geautomatiseerd, hebben we nu VEKA-registratie probleemloos gemaakt.
Ons systeem koppelt uw werkorders aan het VEKA-platform en rondt het registratieproces automatisch af na elk onderhoud of elke inspectie. Dit betekent geen handmatige gegevensinvoer, geen gemiste deadlines en geen risico op administratieve boetes. Het is een naadloze oplossing die tijd bespaart en uw bedrijf volledig in overeenstemming houdt met de Vlaamse regelgeving.
Benieuwd hoe Wello Solutions uw activiteiten kan vereenvoudigen?
Plan een demo of adviesgesprek en laat ons u zien hoe VEKA Forms werkt en het u gemakkelijk maakt. Neem vandaag nog contact met ons op voor meer informatie of maak een afspraak wanneer het u uitkomt.
Ons team staat klaar om u te helpen uw buitendienstactiviteiten naar een hoger niveau te tillen.
Klaar om te beginnen?
Als je Wello Solutions al gebruikt, is de overgang naar onze VEKA Native Connector snel en eenvoudig. Voor nieuwe klanten staat ons team klaar om te helpen met de onboarding, zodat uw bedrijf zonder vertraging kan beginnen met het automatiseren van VEKA registraties.
