Werkinstructies zijn bedoeld om het werk eenvoudiger te maken. Ze leggen uit hoe een taak veilig, correct en telkens op dezelfde manier uitgevoerd moet worden. Toch hebben veel bedrijven er moeite mee. De instructies zijn te lang, te vaag of te ingewikkeld, waardoor technici en operators ze negeren.
Voor service- en onderhoudsbedrijven zijn slechte instructies meer dan lastig. Ze leiden tot fouten, tijdverlies, risico’s bij audits en ontevreden klanten. Duidelijke instructies daarentegen zorgen ervoor dat het werk meteen goed gebeurt, dat er consistentie is en dat controles eenvoudiger verlopen.
Dus: hoe schrijft u instructies die medewerkers echt volgen?
Waarom werkinstructies belangrijk zijn
Ze vormen de schakel tussen planning en uitvoering. Ze vertalen normen, regelgeving en technische kennis naar duidelijke stappen. Zonder instructies zou elke werknemer het op zijn eigen manier doen. Dat geeft wisselende resultaten en fouten.
Goede werkinstructies zorgen voor:
- Veiligheid: elke stap wordt correct uitgevoerd.
- Kwaliteit: hetzelfde niveau bij alle jobs.
- Naleving: afgestemd op wetgeving en OEM-eisen.
- Opleiding: nieuwe medewerkers leren sneller.
Veelvoorkomende problemen
- Te complex, vol vakjargon.
- Te vaag, belangrijke stappen ontbreken.
- Verouderd, gebaseerd op oude processen.
- Moeilijk te vinden, in mappen of spreadsheets.
- Niet afgestemd op de praktijk.
Gevolg: mensen gebruiken ze niet.
Stap 1: Begrijp de taak vanuit de technicus
Ga het veld in, observeer het werk en noteer elke stap. Bijvoorbeeld: pomp uitschakelen, afsluiters isoleren, pomp verwijderen, nieuwe plaatsen en systeem herstarten.
Stap 2: Maak het kort en duidelijk
Schrijf korte, directe zinnen.
Niet:
“Technici dienen te verifiëren of de klep correct is bevestigd alvorens verder te gaan.”
Wel:
“Controleer of de klep vastzit voordat u verdergaat.”
Stap 3: Logische volgorde
Volg de natuurlijke werkstroom. Eén actie per stap.
Voorbeeld:
- Schakel de hoofdschakelaar uit.
- Vergrendel en label de zekering.
- Controleer dat er geen spanning meer is.
- Verwijder de pompkap.
Stap 4: Voeg visuele hulpmiddelen toe
Beelden zeggen meer dan woorden. Een foto van een correct gemonteerd filter is duidelijker dan een lange tekst. In Wello Solutions kunnen foto’s en video’s toegevoegd worden, direct zichtbaar op de mobiele app.
Stap 5: Veiligheid en naleving
Plaats waarschuwingen op de juiste plek. Bijvoorbeeld: ontlucht de klep vóór het openen. In Wello kan elke stap afgevinkt worden, wat een bewijs oplevert voor audits.
Stap 6: Test met echte gebruikers
Laat een technicus die de taak niet kent de instructies volgen. Als er twijfel of fouten ontstaan, pas de tekst aan.
Stap 7: Houd ze actueel
Apparatuur verandert, OEM-richtlijnen evolueren. Oude instructies verliezen hun waarde. Met Wello ontvangen technici steeds de laatste versie digitaal.
Digitale rol van Wello
Papieren instructies raken kwijt of worden genegeerd. Met Wello:
- Altijd beschikbaar op mobiele apparaten.
- Altijd up-to-date.
- Visueel ondersteund met foto’s/video’s.
- Traceerbaar, stap voor stap.
- Analyse voor managers om processen te verbeteren.
Voorbeelden uit de praktijk
- HVAC-onderhoud: compressor vervangen met OEM-diagrammen.
- Netwerkinspectie: foto’s bij rapporten voor toezichthouders.
- Fabrieksstop: digitale checklists bij opstarten.
Zakelijke voordelen
Minder fouten, snellere opleiding, betere naleving, meer vertrouwen van klanten en lagere kosten. Met Wello zijn alle processen traceerbaar en verbeterbaar.
