Field Service Management Software: waarom marges beschermen meer vraagt dan alleen plannen
En wat servicebedrijven die rond apparatuur werken beter kunnen doen
Field service bedrijven verliezen zelden geld omdat technici apparatuur niet kunnen repareren.
Ze verliezen geld omdat informatie verspreid is.
Een werkorder is afgerond, maar reistijd is niet correct gefactureerd.
Een servicecontract had speciale tarieven, maar niemand paste ze toe.
Een machine valt steeds opnieuw uit, maar niemand ziet het patroon.
Een rapport wordt op papier geschreven en later opnieuw ingevoerd met fouten.
Na verloop van tijd worden kleine lekken grote margeproblemen.
Hier schiet veel field service management software tekort. Ze helpen bij het plannen van werk. Ze digitaliseren werkorders. Maar ze verbinden uw serviceorganisatie niet echt.
En wanneer uw operatie niet verbonden is, gokt u meer dan u denkt.
Planningssoftware versus software voor buitendienstbeheer
Het echte probleem is niet plannen
De meeste field service software richt zich op dispatching.
Dat klinkt logisch. Technici moeten worden ingepland. Agenda’s moeten gevuld worden. Werkorders moeten worden opgevolgd.
Maar plannen is slechts één onderdeel van het runnen van een servicebedrijf.
De echte uitdaging in service operations is controle.
Weet u welke apparatuur het meeste kost om te onderhouden?
Weet u welke servicecontracten niet langer winstgevend zijn?
Weet u of alle reistijd en onderdelen correct worden gefactureerd?
Weet u hoe vaak dezelfde machine uitvalt?
Als u deze vragen niet snel kunt beantwoorden, geeft uw field service management systeem u geen controle.
Het helpt u alleen taken te beheren.
Waarom apparatuurgeschiedenis alles verandert
In veel bedrijven worden werkorders behandeld als losse gebeurtenissen. Een opdracht wordt aangemaakt, uitgevoerd, gefactureerd en afgesloten.
Daarna begint de volgende opdracht opnieuw.
Maar onderhoud aan apparatuur werkt in de praktijk niet zo.
Apparatuur heeft een geschiedenis. Ze is geïnstalleerd, gerepareerd, geïnspecteerd en onderhouden over meerdere jaren. Servicecontracten bepalen wat inbegrepen is en wat niet. Tarieven verschillen per klant.
Wanneer uw field service management software elke werkorder direct koppelt aan het juiste apparaat, verandert er iets.
U begint patronen te zien.
U merkt dat een bepaald type machine elke zes maanden uitvalt.
U ziet dat sommige contracten meer bezoeken vereisen dan verwacht.
U realiseert zich dat bepaalde apparatuur meer kost dan zou moeten.
In plaats van alleen te reageren op storingen, gaat u de lange termijn prestaties van apparatuur beheren.
Die verschuiving beschermt uw marges.
De verborgen kosten van losse systemen
Veel servicebedrijven gebruiken verschillende tools voor verschillende taken.
Werkorders in één systeem.
Apparatuurgeschiedenis in een ander.
Servicecontracten in spreadsheets.
Facturen in boekhoudsoftware.
Elke keer dat informatie tussen systemen beweegt, ontstaat risico.
Een speciaal tarief wordt vergeten.
Een onderdeel wordt niet geregistreerd.
Een rapport is onvolledig.
Een factuur wordt vertraagd omdat informatie ontbreekt.
Het kantoor besteedt tijd aan het controleren van gegevens die eigenlijk al correct hadden moeten zijn.
Dat vertraagt niet alleen het werk. Het kost geld.
Wanneer klanten niet correct of niet op tijd worden gefactureerd, lijdt de cashflow. Wanneer contractvoorwaarden niet goed worden toegepast, krimpen de marges.
Een verbonden field service management systeem haalt die wrijving weg.
Wanneer een technicus een werkorder sluit, wordt de apparatuurgeschiedenis bijgewerkt.
Wanneer onderdelen worden gebruikt, past de voorraad zich aan.
Wanneer contracttarieven gelden, worden ze automatisch berekend.
Informatie wordt één keer ingevoerd en blijft overal consistent.
Hoe controle er in de praktijk uitziet
Stel u dit eens voor.
Een planner opent het planningsscherm en ziet niet alleen wie beschikbaar is, maar ook wie gecertificeerd is voor dat specifieke type apparatuur.
De werkorder toont direct de contractvoorwaarden en de juiste tarieven.
De technicus arriveert op locatie met volledige apparatuurgeschiedenis, eerdere reparaties, handleidingen en veiligheidsinstructies zichtbaar in de mobiele app.
Zelfs zonder internet kan de technicus het werk afronden, een digitale checklist invullen, foto’s toevoegen en gebruikte onderdelen registreren.
Na afronding weet de field service software al hoe de factuur moet worden opgesteld.
Het kantoor hoeft de factuur niet opnieuw op te bouwen. Ze controleren en versturen deze.
De apparatuurgeschiedenis wordt automatisch bijgewerkt.
Geen dubbele invoer. Geen verwarring. Geen ontbrekende informatie.
Dat is wat echte controle in service operations betekent.
Marges beschermen draait om kleine details
Servicebedrijven verliezen zelden geld door één grote fout.
Ze verliezen geld door kleine, herhaalde gaten.
Reistijd niet geregistreerd.
Onderdelen niet correct geboekt.
Kortingen zonder opvolging.
Preventief onderhoud dat langer duurt dan gepland.
Wanneer prijsregels vanaf het begin in de werkorder zijn ingebouwd, sluiten deze gaten.
Uurtarieven, reiskosten, contractvoorwaarden en vaste prijzen worden vooraf vastgelegd. De field service management software past ze automatisch toe.
Voordat de factuur wordt verzonden, weet u al wat de opdracht waard is.
Zo wordt het eenvoudiger om te zien welke contracten gezond zijn en welke aandacht nodig hebben.
Beter veldwerk leidt tot betere resultaten
Technici zouden geen tijd moeten verspillen aan het zoeken naar informatie.
Met volledige onderhoudsgeschiedenis en duidelijke instructies lossen zij problemen vaker bij het eerste bezoek op.
Digitale rapporten verminderen papierwerk. Foto’s en handtekeningen worden direct vastgelegd. Onderdelen worden geregistreerd terwijl ze worden gebruikt.
Het resultaat is duidelijk.
Minder herhaalbezoeken.
Minder misverstanden.
Snellere facturatie.
Meer vertrouwen bij klanten.
Klanten merken het wanneer u georganiseerd bent
Klanten zien uw software misschien niet, maar ze voelen het verschil.
Wanneer updates duidelijk zijn.
Wanneer servicerapporten direct worden verstuurd.
Wanneer facturen overeenkomen met het contract.
Wanneer technici goed voorbereid aankomen.
Vertrouwen groeit.
En langdurige servicecontracten bouwen op vertrouwen.
Servicebedrijven die controle nemen, werken anders
Eenvoudige field service software kan voldoende zijn als uw operatie eenvoudig is.
Maar als u apparatuur langdurig beheert, werkt met servicecontracten, zowel veld- als werkplaatsteams aanstuurt en uw marges wilt beschermen, dan heeft u meer nodig dan een digitale agenda.
U heeft een field service management systeem nodig dat verbindt:
- Apparatuurgeschiedenis
- Werkorders
- Servicecontracten
- Tarieven
- Technici
- Voorraad
- Facturen
Wanneer alles gekoppeld is, stopt u met reageren en begint u te sturen.
U ziet waar geld wordt verdiend.
U ziet waar geld verloren gaat.
U ziet waar verbetering mogelijk is.
En dat verandert hoe u uw servicebedrijf runt.
Belangrijke strategieën voor bedrijfsgroei
Bij Wello Solutions richten we ons op drie praktische veranderingen in buitendienstactiviteiten: het verminderen van onnodige reizen, het uitbesteden van taken met lage toegevoegde waarde en het verhogen van de toegevoegde waarde in serviceactiviteiten. Door de manier waarop werk wordt toegewezen te herzien en een gemengde personeelsaanpak te hanteren, kunnen serviceorganisaties de kosten beheersen, de dienstverlening verbeteren en de marges beschermen, terwijl ze tegelijkertijd een stabiele winstgevendheid op lange termijn opbouwen.
Het resultaat: minder verrassingen, meer controle, sterkere marges
Wanneer uw serviceoperatie verbonden is van apparatuur tot factuur, gebeuren er drie dingen.
U vermindert fouten.
U beschermt winstgevendheid.
U werkt met vertrouwen.
Niet omdat de software modern oogt.
Maar omdat uw field service management systeem eindelijk duidelijkheid geeft.
En duidelijkheid beschermt marges.
