Field service is een van de meest veeleisende onderdelen van moderne bedrijfsvoering geworden. Klanten verwachten een snelle reactie, duidelijke communicatie en bewijs van elke uitgevoerde taak. Technici verwachten duidelijkheid en tools die hen echt helpen op locatie. Managers hebben zichtbaarheid, controle en betrouwbare gegevens nodig voordat zij beslissingen kunnen nemen.
Wanneer deze onderdelen niet goed samenkomen, merkt u dat heel snel. Taken worden gemist. Papierwerk is te laat. Facturatie loopt vertraging op. De apparatuurhistoriek is onvolledig. Klanten stellen vragen die uw team niet met zekerheid kan beantwoorden.
Field Service Management, vaak afgekort tot FSM, is de structuur die alles bijeenhoudt. Het gaat niet alleen om het uitsturen van technici. Het gaat om het creëren van één duidelijke manier van werken, vanaf het eerste verzoek tot de laatste factuur.
Wello Solutions is precies voor dit doel gemaakt. Het helpt servicebedrijven, installateurs, onderhoudsteams en herstelspecialisten bij het plannen van werk, het ondersteunen van technici op locatie en het bewaren van een volledig historiek van apparatuur en klanten. Wello wordt gebruikt door bedrijven in vele landen en sectoren, en het platform is gegroeid uit jarenlange ervaring in field service en softwareontwikkeling.
Deze gids geeft een volledig beeld van Field Service Management voor moderne servicebedrijven en toont hoe Wello elke stap eenvoudig en praktisch ondersteunt.
1. Wat Field Service Management echt betekent
FSM is de manier waarop een bedrijf werk plant, uitvoert en opvolgt dat buiten het kantoor plaatsvindt. Dit omvat:
Installatie van nieuwe apparatuur op klantlocatie
Inspecties en onderhoud
Herstellingen van storingen en urgente problemen
Testen, audits en certificeringswerk
Het helpt om een paar kernbegrippen overal in het bedrijf op dezelfde manier te definiëren.
Werkorder
Een werkorder is het digitale jobdossier. Het beschrijft wat moet gebeuren, waar, wanneer, voor welke klant, op welke apparatuur, met welke materialen en door welke technicus. In Wello is de werkorder het centrale element dat planning, uitvoering en rapportage verbindt.
Apparatuur
Apparatuur is elk asset dat onderhoud, opvolging of herstelling nodig heeft. Dit kan een ketel zijn, warmtepomp, productiemachine, verdeelkast, lift, koffiemachine, vlootvoertuig of medisch toestel. Wello bewaart elke asset met locatie, serienummers, historiek en gelinkte werkorders.
Site
Een site is de fysieke plaats waar het werk gebeurt. Een klant kan meerdere sites hebben. Een site kan meerdere apparaten bevatten.
Interventie
Een interventie is een bezoek of specifieke handeling aan een site of toestel. Dit kan een inspectie, herstelling, ingebruikname of wijziging zijn. In Wello wordt dit meestal geregistreerd als een werkorder.
Technicus
De technicus voert het werk op locatie uit. Hij heeft duidelijke instructies nodig, toegang tot historiek en een eenvoudige manier om vast te leggen wat hij heeft gedaan.
Dispatcher / planner
De planner wijst werkorders toe, past de planning aan en zorgt dat de juiste technicus met de juiste info op de juiste plaats komt.
FSM verbindt al deze rollen en elementen in één vloeiend systeem.
2. De kernbouwstenen van FSM
Moderne FSM rust op enkele vaste onderdelen. Wello volgt precies dezelfde structuur.
2.1 Planning en dispatch
Planning maakt elk werkorder concreet. Het beantwoordt vragen als:
Wat gebeurt vandaag, morgen, volgende week?
Wie heeft de juiste vaardigheden?
Hoe beperken we reistijd?
Wat bij vertraging of urgente oproep?
Veel bedrijven gebruiken nog telefoons, Excel of gedeelde agenda’s. Dit werkt tot het volume stijgt of iets misloopt.
Met Wello krijgt de planner een visueel bord met alle werkorders, technici en regio’s. Drag-en-drop maakt het eenvoudig herschikken. Real time updates houden iedereen op één lijn.
2.2 Mobiele app voor technici
De mobiele app is hun belangrijkste tool. Ze moet eenvoudig en snel zijn.
Een goede FSM-app toont:
duidelijke joblijst
route en contactinfo
instructies en veiligheidsinfo
foto’s, formulieren, checklists en handtekeningen
online en offline werking
De mobiele app van Wello is gebouwd rond gebruiksgemak. Technici loggen tijd, materialen, foto’s en ondertekeningen rechtstreeks in de app.
2.3 Apparatuurhistoriek
Zonder historiek begint elke job opnieuw.
Wello bewaart:
vorige interventies
gebruikte onderdelen
technici die eerder zijn geweest
patronen van terugkerende storingen
Dit vormt na verloop van tijd een waardevolle kennisbron.
2.4 Klantcommunicatie
Klanten willen weten:
Wanneer komt de technicus?
Wat is er gevonden?
Wat kost het?
Wat gebeurt er verder?
Wello centraliseert dit rond de werkorder en bewaart alle bevestigingen en handtekeningen.
2.5 Automatisatie en AI
Voorbeelden:
planning op basis van vaardigheden en locatie
automatische werkorders uit contracten
analyses op responstijd en first time fix
detectie van veelvoorkomende storingen
3. Waarom moderne bedrijven FSM nodig hebben
Veelvoorkomende problemen:
werk verspreid over vele tools
trage administratie
onvolledige apparatuurinfo
manuele planning
moeilijk bewijs van conformiteit
FSM lost dit in één structuur op.
4. Wat is Wello Solutions?
Wello Solutions is een FSM-platform, onderdeel van Odyssee Mobile NV, actief sinds 2011 en gevestigd in Brussel.
Wello ondersteunt:
HVAC en koeling
onderhoud en herstelling
installatiebedrijven
energie en cleantech
TIC-bedrijven
zware en industriële apparatuur
facility services
Wello helpt om data te centraliseren, werkorders te plannen, technici te begeleiden, historiek te bewaren en processen te automatiseren.
5. Hoe Wello de FSM-bouwstenen verbindt
Van aanvraag tot werkorder
Planning via visuele board
Uitvoering via mobiele app
Afronding met rapport, factuur en historiekupdate
6. Gebruikscases
contractonderhoud
werkplaatsjobs
multi-apparatuur sites
spoedinterventies
