Kiloutou

Al meer dan 35 jaar werkt Kiloutou samen met professionals in de bouwsector, ondersteunend bij al hun projecten. De expertise en vaardigheid van Kiloutou hebben geleid tot de ontwikkeling van het meest uitgebreide machinepark op de markt, evenals topdiensten en advies om klanten te begeleiden.

In de afgelopen vijf jaar heeft Kiloutou, oorspronkelijk gevestigd in Frankrijk, een snelle Europese expansie doorgemaakt. Deze uitbreiding begon in Italië en Polen, gevolgd door Duitsland en uiteindelijk Spanje. Echter, met deze groei kwamen ook nieuwe uitdagingen. De groep moest nu de serviceprocessen beheren van zo’n 700 technici verspreid over vijf landen, georganiseerd in talrijke agentschappen per land. In deze sterk gereguleerde professionele verhuurmarkt, waar kwaliteit en veiligheid van het grootste belang zijn, werd duidelijk dat een enkele oplossing voor het beheer van alle serviceprocessen een enorme meerwaarde zou hebben.

Kiloutou is een verhuurbedrijf dat zowel onderhouds- en reparatiediensten op locatie als in de werkplaats aanbiedt. Wello Solutions is een oplossing die beide processen integreert in één systeem.

Guillaume Cogneau

PROJECT CHEF, Kiloutou

De zoektocht naar een Field Service Management oplossing die in al die landen kon worden geïmplementeerd, begon. Het moest een meertalige oplossing zijn voor zowel gebruikers als klanten.

De oplossing moest ook flexibel zijn. In de verhuur van professionele apparatuur gelden strikte regels om te bepalen of de apparatuur veilig aan de volgende klant kan worden verhuurd. Elk land heeft zijn eigen regelgeving en aandachtspunten. Om dit te waarborgen, moeten duidelijke en geautomatiseerde werkinstructies worden geïmplementeerd en moet alles dienovereenkomstig worden gedocumenteerd. Deze werkhistorie moet ook jarenlang worden bewaard.

Maar het allerbelangrijkste is dat de oplossing zowel werkorders op locatie als in de werkplaats moet kunnen plannen. Beide processen vereisen een compleet ander planningsschema.

Om het nog complexer te maken, zijn in elk land verschillende agentschappen of winkels georganiseerd. Apparatuur wordt vaak verplaatst naar andere winkels om beschikbaar te zijn voor klanten in dat gebied, en technici kunnen ook naar andere winkels gaan om te assisteren of omdat ze gespecialiseerd zijn in bepaalde soorten apparatuur.

Wello Solutions voldeed aan de meeste eisen van Kiloutou. De honderden checklists konden eenvoudig worden geïmporteerd met Excel-bestanden. Door de manier waarop deze checklists worden beheerd, kunnen de service- en veiligheidsmanagers elke checklist gemakkelijk bijwerken wanneer dat nodig is. Afhankelijk van de situatie worden checklists automatisch gegenereerd en toegevoegd aan de werkorder, zelfs wanneer de technicus een werkorder aanmaakt via de mobiele app.

En tot slot kan elke checklist worden doorzocht en eenvoudig worden verzonden naar derden die deze documenten nodig hebben. Hoewel het klantenportaal voor ons minder relevant is, is de krachtige zoekmachine voor documenten om alles op te zoeken wanneer een derde partij of officiële inspectie dat nodig heeft, een enorme tijdsbesparing. In het verleden moesten we door stapels papier graven om zo’n document te vinden.